ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБРАБОТКЕ И ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ АРЕНДАТОРОВ, АРЕНДУЮЩИХ ЖИЛЫЕ ПОМЕЩЕНИЯ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение регламентируется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" N 149-ФЗ от 27.07.2006 года, Федеральным законом "О персональных данных" N 152-ФЗ от 27.07.2006 года, а также иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере обработки и защиты персональных данных.
1.2. Основные понятия, используемые в Положении:
• «Квартирное бюро 86» - индивидуальный предприниматель Ляшенко Олеся Александровна, предоставляющая услуги по сдаче в аренду/найму жилых помещений физическому или юридическому лицу;
• Арендатор (наниматель) далее арендатор - физическое лицо, потребитель услуг аренды или найма жилых помещений, субъект персональных данных;
• услуги по сдаче в аренду/найму жилых помещений - действия «Квартирного бюро 86» по поиску арендаторов, заключению договоров и предоставление жилого помещения во владение и пользование, а также иная деятельность, связанная со сдачей в аренду или в найм жилых помещений, которая включает в себя основные и дополнительные услуги, связанные с исполнением договора аренды, предоставляемые Арендатору;
• персональные данные - информация, сохраненная в любом формате, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), которая сама по себе или в сочетании с другой информацией, имеющейся в распоряжении ИП Ляшенко ОА, позволяет идентифицировать личность арендатора;
• обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;
• распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
• использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;
• конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания;
• трансграничная передача персональных данных — это передача персональных данных оператором через государственную границу Российской Федерации органу власти иностранного государства, физическому или юридическому лицу иностранного государства;
• смешанная обработка - как автоматизированная, так и неавтоматизированная обработка группы персональных данных.
1.3. Настоящим Положением устанавливается порядок обработки персональных данных арендаторов, для которых «Квартирное бюро 86» осуществляется весь спектр услуг по поиску арендаторов, заключению договоров и контролю за исполнением условий договоров.
1.4. Целью Положения является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных.
1.5. Персональные данные обрабатываются в целях исполнения договора по предоставлению услуг по сдаче в аренду жилых помещений Арендаторам (нанимателям), одной из сторон которого является Арендатор. «Квартирное бюро 86» собирает данные только в объеме, необходимом для достижения названной цели.
1.6. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации.
1.7. Настоящее Положение утверждается индивидуальным предпринимателем Ляшенко Олесей Александровной и является обязательным для исполнения всеми сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным Арендатора.
1.8. Обработка персональных данных осуществляется исключительно в отношении Арендаторов, использующих жилые помещения в качестве места постоянного или преимущественного проживания на основании договоров аренды или найма.
2. Состав и получение персональных данных Арендаторов
2.1. Под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, в том числе:
• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• адрес регистрации и место проживания;
• семейное, социальное, имущественное положение;
• образование, профессия, доходы и т.п.
2.2. Все персональные данные сотрудники оператора получают непосредственно от субъекта персональных данных - Арендаторов.
3. Обработка и хранение персональных данных Арендаторов
3.1. Обработка персональных данных ИП Ляшенко ОА в интересах Арендаторов заключается в получении, систематизации, накоплении, хранении, уточнении (обновлении, изменении), использовании, распространении, обезличивании, блокировании, уничтожении и в защите от несанкционированного доступа персональных данных Арендаторов.
3.2. Обработка персональных данных Арендаторов осуществляется в целях исполнения договора аренды (найма), стороной которого является Арендатор, в соответствии с пунктом 5 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Обработка персональных данных Арендаторов ведется методом смешанной обработки.
К обработке персональных данных Арендаторов могут иметь доступ только сотрудники, допущенные к работе с персональными данными Арендатора и подписавшие Соглашение о неразглашении персональных данных Арендатора.
3.3. Перечень сотрудников «Квартирного бюро 86», имеющих доступ к персональным данным Арендаторов, определяется приказом по ИП Ляшенко О А.
Персональные данные Арендаторов на бумажных носителях хранятся в Папке_Персональные данные арендаторов.
Персональные данные Арендаторов в электронном виде хранятся в локальной компьютерной сети ИП Ляшенко ОА, в электронных папках и файлах в персональных компьютерах Ляшенко Олеси Александровны и сотрудников, допущенных к обработке персональных данных Арендаторов.
4. Использование и передача персональных данных Арендаторов
4.1. Использование персональных данных Арендаторов осуществляется «Квартирным бюро 86» исключительно для достижения целей, определенных договором между Арендатором - ИП Ляшенко ОА, в частности, для предоставления услуг по сдаче в аренду или найм жилых помещений, а также дополнительных услуг, связанных с исполнением договора аренды.
4.2. При передаче персональных данных Арендаторов оператор должен соблюдать следующие требования:
• предупредить лиц, получающих персональные данные Арендаторов о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные Арендаторов, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Данное положение не распространяется в случае обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных данных;
• разрешать доступ к персональным данным Арендаторов только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
• при трансграничной передаче персональных данных оператор обязан убедиться в том, что иностранным государством, на территорию которого осуществляется передача персональных данных, обеспечивается адекватная защита прав субъектов персональных данных;
• трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов персональных данных, может осуществляться в случаях:
o наличия согласия в письменной форме от Арендатора;
o предусмотренных международными договорами Российской Федерации по вопросам выдачи виз, международными договорами Российской Федерации об оказании правовой помощи по гражданским, семейным и уголовным делам, а также международными договорами Российской Федерации о реадмиссии;
o предусмотренных федеральными законами, если это необходимо в целях защиты основ конституционного строя Российской Федерации, обеспечения обороны страны и безопасности государства;
o исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных;
o защиты жизни, здоровья, иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных или других лиц при невозможности получения согласия в письменной форме субъекта персональных данных.
4.3. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей информации, содержащей персональные данные, по телефону или факсу.
4.4. Оператор вправе предоставлять или передавать персональные данные Арендаторов третьим лицам в следующих случаях:
• если раскрытие этой информации требуется для соблюдения закона, выполнения судебного акта;
• для оказания содействия в проведении расследований, осуществляемых правоохранительными и/или иными государственными органами;
• для защиты законных прав Арендатора и ИП Ляшенко ОА.
5. Защита персональных данных Арендаторов от несанкционированного доступа
5.1. «Квартирное бюро 86» обязано при обработке персональных данных Арендаторов принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий.
5.2. Для эффективной защиты персональных данных Арендаторов необходимо:
• соблюдать порядок получения, учета и хранения персональных данных Арендаторов;
• применять технические средства охраны, сигнализации;
• заключить со всеми сотрудниками, связанными с получением, обработкой и защитой персональных данных Арендатора, Соглашение о неразглашении персональных данных Арендатора;
• привлекать к дисциплинарной ответственности сотрудников, виновных в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Арендатора.
5.3. Допуск к персональным данным Арендаторов сотрудников «Квартирного бюро 86», не имеющих надлежащим образом оформленного доступа, запрещается.
5.4. Документы, содержащие персональные данные Арендаторов, хранятся в сейфе, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.
5.5. Защита доступа к электронным базам данных, содержащим персональные данные Арендаторов, обеспечивается:
• использованием лицензионных программных продуктов, предотвращающих несанкционированный доступ третьих лиц к персональным данным Арендаторов;
• системой паролей. Пароли устанавливаются системным администратором и сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным Арендаторов.
5.6. Копировать и делать выписки персональных данных Арендатора разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя.
6. Обязанности «Квартирного бюро 86»
6.1. Осуществлять обработку персональных данных Арендаторов исключительно в целях оказания законных услуг.
6.2. Получать персональные данные Арендатора непосредственно у него самого. Если персональные данные Арендатора возможно получить только у третьей стороны, то Арендатор должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.
6.3. Сотрудники должны сообщить Арендаторам о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа Арендатора дать письменное согласие на их получение.
6.4. Не получать и не обрабатывать персональные данные Арендатора о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законом.
6.5. Предоставлять доступ к своим персональным данным Арендатору или его законному представителю при обращении либо при получении запроса, содержащего номер основного документа, удостоверяющего личность Арендатора или его законного представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе и собственноручную подпись Арендатора или его законного представителя. Запрос может быть направлен в электронной форме и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.6. Сведения о наличии персональных данных должны быть предоставлены Арендатору в доступной форме и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных.
6.7. Ограничивать право Арендатора на доступ к своим персональным данным, если:
• обработка персональных данных, в том числе персональных данных, полученных в результате оперативно-розыскной, контрразведывательной и разведывательной деятельности, осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка;
• обработка персональных данных осуществляется органами, осуществившими задержание субъекта персональных данных по подозрению в совершении преступления либо предъявившими субъекту персональных данных обвинение по уголовному делу, либо применившими к субъекту персональных данных меру пресечения до предъявления обвинения, за исключением предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации случаев, если допускается ознакомление подозреваемого или обвиняемого с такими персональными данными;
• предоставление персональных данных нарушает конституционные права и свободы других лиц.
6.8. Обеспечить хранение и защиту персональных данных Арендатора от неправомерного их использования или утраты.
6.9. В случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий с ними оператора при обращении или по запросу субъекта персональных данных или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных оператор обязан осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения такого запроса на период проверки.
6.10. В случае подтверждения факта недостоверности персональных данных оператор на основании документов, представленных субъектом персональных данных или его законным представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование.
6.11. В случае выявления неправомерных действий с персональными данными оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, обязан устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных оператор обязан уведомить субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.
6.12. В случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан незамедлительно прекратить обработку персональных данных и уничтожить соответствующие персональные данные в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено федеральными законами, и уведомить об этом субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.
7. Права Арендатора
Арендатор имеет право на:
• доступ к информации о самом себе, в том числе содержащей информацию подтверждения факта обработки персональных данных, а также цель такой обработки;
• способы обработки персональных данных, применяемые оператором;
• данные о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
• перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения, сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
• сведения о том, какие юридические последствия для Арендатора может повлечь за собой обработка его персональных данных;
• определение форм и способов обработки его персональных данных;
• ограничение способов и форм обработки персональных данных;
• запрет на распространение персональных данных без его согласия;
• изменение, уточнение, уничтожение информации о самом себе;
• обжалование неправомерных действий или бездействие по обработке персональных данных и соответствующую компенсацию в судебном порядке.
8. Конфиденциальность персональных данных Арендаторов
8.1. Сведения о персональных данных Арендаторов, являются конфиденциальными.
8.2. ИП Ляшенко ОА обеспечивает конфиденциальность персональных данных и обязана не допускать их распространения третьим лицам без согласия Арендаторов либо наличия иного законного основания.
8.3. Лица, имеющие доступ к персональным данным Арендаторов, обязаны соблюдать режим конфиденциальности, они должны быть предупреждены о необходимости соблюдения режима секретности. В связи с режимом конфиденциальности информации персонального характера должны предусматриваться соответствующие меры безопасности для защиты данных от случайного или несанкционированного уничтожения, от случайной утраты, от несанкционированного доступа к ним, изменения или распространения.
8.4. Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных Арендаторов распространяются на все носители информации как на бумажные, так и на автоматизированные.
8.5. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или включения их в общедоступные источники персональных данных, если иное не определено законом.
9. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку персональных данных Арендаторов
9.1. Оператор несет ответственность за персональную информацию, которая находится в ее распоряжении и закрепляет персональную ответственность сотрудников за соблюдением установленного режима конфиденциальности.
9.2. Каждый сотрудник, получающий для работы документ, содержащий персональные данные Арендатора, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
9.3. Любое лицо может обратиться к сотруднику «Квартирного бюро 86» с жалобой на нарушение данного Положения. Жалобы и заявления по поводу соблюдения требований обработки данных рассматриваются в 10-дневный срок со дня поступления.
9.4. Сотрудники оператора обязаны на должном уровне обеспечивать рассмотрение запросов, заявлений и жалоб Арендаторов, а также содействовать исполнению требований компетентных органов.
9.5. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Арендаторов, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.